09 Oct Actas de sesiones grabadas y electrónicas

El proceso de elaboración de las actas de sesiones de los órganos colegiados es algo no complejo pero sí laborioso y tiene su importancia para reflejar exactamente lo que pasó en aquella reunión (Comisión informativa, Pleno, Junta de Gobierno). Por este motivo, los tiempos de transcripción y desarrollo de las mismas se eternizan ya que hay que estar seguros de que se incorpora fidedignamente lo que pasó, de una forma objetiva y eficaz. De ahí que sea relevante que en la ley 40/2015 de régimen jurídico se incorpore, explícitamente, la elaboración de las actas por medios audivisuales. ¿Hay acaso algo más transparente que la propia realidad?

Ahora bien, hay que tener en cuenta una serie de aspectos:

• El primer aspecto es que hay que tener en cuenta qué sesiones son públicas (Pleno) y cuáles no lo son (Junta de Gobierno, Comisiones informativas). Ya nos da el ámbito claro de aplicación de las grabaciones. El resto de actas de sesiones pueden ser totalmente electrónicas, evidentemente.
• El segundo aspecto es que hay que diferenciar que lo que se graba es «la sesión» pero el acta es mucho más que esto ya que contempla además:
  • La Convocatoria, el Orden del día, los asistentes.
  • Las diferentes propuestas que se llevan a deliberación. No sólo es importante el momento de celebración de la reunión del órgano colegiado sino que éste esté totalmente interrelacionado con las diferentes propuestas lo que permitirá que, una vez finalizada la sesión, las diferentes áreas gestoras tengan toda la información sobre lo que ha pasado (aprobación, rechazo, etc).
  • Una  consecuencia de lo anterior es que el sistema que genere el Acta deberá estar totalmente interrelacionado con la gestión precedente, para evitar duplicar el trabajo.
• Un tercer aspecto, ya relacionado con el momento de la sesión, es la edición del video. Hay que facilitar la visión de lo que pasó ligado a lo que estaba previsto. Esto implica:
  • Alinear el orden del día con los momentos grabados (para poder ir exactamente a la visualización de  cada uno de ellos). Evidentemente, esto implica adicionalmente la vinculación con las diferentes propuestas que se debatan.
  • Poder identificar bien a los ponentes y permitir ver específicamente sus intervenciones.
• Un último aspecto es la conversión en electrónico que implica:
  • Disponer de funcionalidades para que la descarga de los videos sea rápida y segura. Implica dotarse de una infraestructura técnica mínima.
  • Asegurarse de que el acta (compuesta de documento electrónico más el video) no va a ser manipulada lo que requiere la firma electrónica sobre el proceso final garantizando y certificando la autenticidad del mismo.
  • Y, finalmente, prever mecanismos para garantizar que los soportes electrónicos puedan ser editados dentro de unos años, independientemente de su tecnología.

Cumpliendo todos estos requisitos, el acta de un Pleno (documento compuesto) podría estar finalizada en el término de una semana (suficiente para poder editar correctamente lo grabado). Un indudable ahorro de tiempo y de esfuerzo.