23 Jun Identificación por videoconferencia

Últimamente he estado viendo muchas noticias y notas de prensa que hablan de la posibilidad de la utilización de la identificación por videoconferencia para solicitar certificados electrónicos. Por ejemplo: Certificado con Vídeo Identificación – Sede (fnmt.gob.es). Sin embargo, no he detectado que se explique el porqué y en base a qué normativa está permitida. Creo que es importante tener este conocimiento puesto que la potencialidad de la identificación por videoconferencia tiene mucha relevancia para su aplicación en los trámites de cualquier Administración y hay que tener muy claras las implicaciones de su utilización.

Vamos por partes

El supuesto específico de obtención de certificados electrónicos mediante videoconferencia viene regulado  en la Orden Ministerial 465/2021, de 6 de mayo, por la que se regulan los métodos de identificación remota por vídeo para la expedición de certificados electrónicos cualificados y también en el artículo 7.2 de la Ley 6/2020, de 11 de noviembre, reguladora de determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza pero, más que este caso concreto, el objetivo de esta entrada es identificar la base para la posible regulación en otros supuestos.

De entrada, la regulación de la identificación por videoconferencia viene amparada por el art 9 de la ley 39/2015 de 1 de octubre del procedimiento administrativo común de las Administraciones públicas (en adelante, ley 39/2015). En dicho artículo 9 se establece que:

1. Las Administraciones Públicas están obligadas a verificar la identidad de los interesados en el procedimiento administrativo, mediante la comprobación de su nombre y apellidos o denominación o razón social, según corresponda, que consten en el Documento Nacional de Identidad o documento identificativo equivalente.
2. Los interesados podrán identificarse electrónicamente ante las Administraciones Públicas a través de los sistemas siguientes:

(…)

1. c) Cualquier otro sistema que las Administraciones públicas consideren válido en los términos y condiciones que se establezca, siempre que cuenten con un registro previo como usuario que permita garantizar su identidad y previa comunicación a la Secretaría General de Administración Digital del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital. Esta comunicación vendrá acompañada de una declaración responsable de que se cumple con todos los requisitos establecidos en la normativa vigente (…)

Esta posibilidad amparada por el artículo 9.2,.en su párrafo c, es la que nos permite abrirnos a otros sistemas posibles de identificación (pensemos que estamos hablando de la identificación electrónica y por eso no estamos sujetos al 9.1 sino al 9.2 c). Ahí, el ciudadano realiza la solicitud mediante un formulario y posteriormente se conecta en la videollamada y pasan varias cosas:

• Para explicar la secuencia tomaremos, como ejemplo, la que se sigue en la obtención de certificados electrónicos de la FNMT pero pueden existir otras alternativas:
  • Se tiene que demostrar que el participante en la videoconferencia es quien realizó la solicitud.
    •      Se vincula en el móvil, con el código QR, la solicitud original
    •      Para la identificación se realizan varias actuaciones:
      • • Con la cámara del móvil se hacen copias del anverso y reverso del DNI.
        • Además, se hace una foto con la cámara del ordenador (prueba de vida) en directo aportando al mismo tiempo el DNI (para evitar suplantaciones o falsificaciones).

• • •    Lo más importante en todo el anterior proceso es garantizar la máxima seguridad en el funcionamiento y la proporcionalidad en el mecanismo de identificación teniendo en cuenta los datos personales facilitados, asegurando en todo momento su trazabilidad.
  • Se realiza la emisión. Se comprueban la veracidad y todas las evidencias de la información facilitada y, si es correcta, se emite el certificado. Es importante porque el sistema de generación de certificados electrónicos no está automatizado y no te emite el certificado al momento ya que hay una verificación posterior.
  • Se envía la información al correo de la solicitud.
  • Todo el proceso anterior se hace con el ejemplo de los certificados pero pueden existir otras posibilidades como poder tener un repositorio compartido de documentos donde realizar dicha descarga, en el mismo momento de la videoconferencia, u otras opciones.

Con los anteriores antecedentes, está claro que la videollamada está totalmente legitimada (con la salvedad realizada a cómo se tratan los datos personales asociados y su trazabilidad) pero esto sólo es el principio. ¿Para qué sirve una mera identificación si con ello sólo podremos consultar o, tirando del ejemplo del certificado, obtener documentos acreditativos?. La gran pregunta es: ¿Podríamos ir más allá y tramitar?

La respuesta es sí pero esto implica que tenemos no sólo que poder realizar la identificación por videoconferencia sino también firmar ya que la firma es obligatoria para tramitar cualquier tipo de solicitud (art 11 de la ley 39/2015). ¿Cómo podemos hacerlo?

La firma está regulada en el artículo 10 de la misma ley. Ahí, encontramos dos párrafos que podrían amparar este supuesto:

.1. Los interesados podrán firmar a través de cualquier medio que permita acreditar la autenticidad de la expresión de su voluntad y consentimiento, así como la integridad e inalterabilidad del documento.

2. En el caso de que los interesados optaran por relacionarse con las Administraciones Públicas a través de medios electrónicos, se considerarán válidos a efectos de firma:

(….)

1. c) Cualquier otro sistema que las Administraciones públicas consideren válido en los términos y condiciones que se establezca, siempre que cuenten con un registro previo como usuario que permita garantizar su identidad y previa comunicación a la Secretaría General de Administración Digital del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital (….)

Los párrafos a y b no los describo pero avalan la forma tradicional de firmar electrónicamente ya sea con certificados o con sellos electrónicos. ¿Para qué está pensado este párrafo c?. Pues para avalar los antiguos sistemas de usuario y contraseña. Podremos admitir éstos como sistemas de firma siempre que se den los requisitos del 10.2.c y siempre que además permitamos que cualquiera, con un mecanismo superior (certificado electrónico/sello), pueda firmar.

Sin embargo, queremos ir más allá y para ello tenemos el bonito y casi desconocido artículo 10.4 que nos dice lo siguiente

10. 4. Cuando así lo disponga expresamente la normativa reguladora aplicable, las Administraciones Públicas podrán admitir los sistemas de identificación contemplados en esta Ley como sistema de firma cuando permitan acreditar la autenticidad de la expresión de la voluntad y consentimiento de los interesados

¿Qué posibilidad abre este artículo 10.4?. Pues la de flexibilizar la firma cuando tengamos un sistema de identificación que permita demostrar que había voluntad de realizar la tramitación y, por supuesto, el consentimiento. Tan fácil como otorgar dicho consentimiento y voluntad (con una declaración) en la misma videoconferencia. Y, por supuesto, guardarnos la grabación de la videollamada para tener la trazabilidad de todo el proceso, con el máximo cumplimiento de la protección de los datos personales y asegurando que no se le de un uso no previsto. De esta forma, podremos tramitar mediante una videoconferencia yendo más allá.

Nos queda camino