11 Mar Interoperabilidad versus digitalización
Analizamos en este artículo, interoperabilidad versus digitalización, las recomendaciones para la aplicación de cada una de estas opciones en el momento de la presentación de los documentos.
Uno de los aspectos más importantes y que ocasiona una gran carga de trabajo en las oficinas de atención es el de digitalizar, correctamente, los diferentes documentos que debe aportar el ciudadano (por supuesto, aquel que no esté obligado a la relación electrónica). Una buena realización de la digitalización implica:
- Atender a los tipos documentales diferenciando cada documento con su respectivo tipo documental.
- Identificar el origen del documento a digitalizar y tener en cuenta la calidad del mismo, diferenciando el resultado según se haya hecho cotejo o no (copia auténtica, copia simple).
- La máxima optimización del documento obtenido, velando por su calidad y tamaño.
- Tener en cuenta los metadatos, tal y como establecen las Normas técnicas.
Realizar correctamente la digitalización requiere, por tanto, un proceso de análisis y evaluación para garantizar el resultado, independientemente de si este trabajo se efectúa al momento o se difiere para acometer de forma masiva o desatendida. La gran pregunta es si existen otras opciones para poder tener los documentos electrónicos.
La respuesta es sí y su fundamento está en la prelación de otros mecanismos con respecto a la digitalización:
- El primer aspecto a considerar es el de la firma biométrica. La aplicación generalizada de la firma biométrica permitirá que el documento de instancia sea ya electrónico y, por tanto, no sea ya necesario realizar la digitalización de este tipo documental.
- El segundo aspecto incide en la documentación a aportar. En este caso, mi recomendación se basa en establecer una prelación de la interoperabilidad versus la digitalización. En definitiva, primero hay que ver si el documento que se debe facilitar se puede obtener por mediación de cualquiera de los servicios de interoperabilidad disponibles y, en caso contrario, es cuando se tendría que asumir su aportación y posterior digitalización.
- Un tercer aspecto a considerar es identificar, en cada servicio de interoperabilidad, si es necesario disponer del documento. Se trata de tener cuidado en no invertir el proceso de obtención de los documentos derivando su responsabilidad a las áreas y distinguir si en ese procedimiento hay que realizar una mera consulta (por tanto, sin necesidad de descargar el documento guardando, en cualquier caso, la traza de la misma) o se requiere tener el documento en el expediente. Es importante realizar este análisis ya que redundará en la carga de trabajo en las áreas y en el almacenaje a considerar en las plataformas de gestión.
- Por último, tendremos que tener en cuenta si nuestra plataforma dispone o no de funcionalidades de reutilización y, en caso afirmativo, aplicaremos ésta, de forma complementaria, con el objetivo de evitar tener a todas las áreas de gestión intentando obtener los mismos documentos. Esto implica establecer un periodo razonable de vigencia para cada documento y las reglas para su mantenimiento teniendo en cuenta que hay documentos que cambian continuamente (los de carácter económico) y otros que son más estables en el tiempo (los asociados a la persona, física o jurídica).
Si se han realizado bien estos aspectos, conseguiremos varios resultados:
- La minimización del impacto de la digitalización en las oficinas de atención.
- La optimización de la realización de consultas de interoperabilidad en las diferentes áreas
- La reducción del volumen de la documentación a custodiar en los expedientes administrativos con el consiguiente efecto en la infraestructura tecnológica.
En definitiva, dedicar un tiempo al análisis de la documentación y a la estrategia producirá notables beneficios