19 Dic La Instancia genérica y su utilización en el registro electrónico

Me sorprende que, a pocos días de iniciar el año 2017, todavía sigan existiendo instancias genéricas para acceder a los registros electrónicos (dentro de la correspondiente sede electrónica). La instancia genérica tuvo su apogeo y su motivación en el nacimiento de las oficinas de atención ya que facilitaba canalizar las peticiones del ciudadano, sobre todo pensando en el canal presencial. Sin embargo, en el desarrollo de la Administración electrónica no es deseable. O, como mínimo, se debe tener una estrategia adecuada para su utilización. Los motivos son:

• La instancia genérica, como su nombre indica, sirve para poder iniciar electrónicamente cualquier procedimiento. Por tanto, cuando ha tenido ya entrada en la Administración no se puede saber a qué serie del cuadro de clasificación habrá que asignarla requiriéndose intervención humana que analice dicha petición y la reasigne (reclasifique) al correspondiente procedimiento. Por tanto, los beneficios a nivel interno de la reducción de cargas administrativas desaparecen.
• Como es genérica, es imposible saber qué documentos han de acompañar a la correspondiente solicitud. Por tanto, una vez reclasificada, cuando la instancia llegue a la correspondiente unidad gestora, ésta ha de requerir los documentos necesarios. En consecuencia, más que agilizar, ralentizamos todos los procedimientos, ya que en todos los que se inicien mediante esta instancia habrá que realizar el requerimiento.
• Si existen procedimientos con su instancia específica y además una instancia genérica, ésta podría ser utilizada con lo que generamos confusión a los ciudadanos.
• La instancia genérica sólo tendría sentido para canalizar peticiones no vinculadas a procedimientos o trámites dejando suficientemente claro en su texto que la utilización para realizar el inicio de otros trámites no producirá efectos. Sin embargo, esto es confuso y podría incluso vulnerar lo establecido en la normativa y, por tanto, tampoco es recomendable.

Entonces, la siguiente pregunta es ¿qué es mejor?

Evidentemente, la respuesta correcta estaría en tener correctamente identificados todos los procedimientos con su correspondiente documentación de inicio y, que cada uno de ellos permitiera acceder a sus formularios para la presentación en el registro electrónico, quedando enlazados directamente con su cuadro de clasificación. Pero ya sabemos que, muchas veces, esto no ha sido todavía posible. En ese caso, lo siguiente más recomendable sería:

• Incorporar aquellas instancias personalizadas de los procedimientos que queramos iniciar en el registro electrónico.
• Podríamos llegar tener un formulario ( instancia) genérico pero camuflado bajo el nombre específico de cada uno de estos procedimientos. No evitaremos el requerimiento de documentación, pero sí podremos tener vinculada la presentación electrónica dentro de su correspondiente expediente y serie documental. Como mínimo, vamos trazando un camino.
• Para aquellas peticiones no vinculadas a ningún procedimiento, lo mismo que lo anterior. Por ejemplo, un procedimiento consultas a Alcaldía y ahí vincular la instancia genérica. Así, no dejamos abierta la posibilidad.
• ¿Y todo lo demás? Pues trazar un plan y una estrategia ordenando poco a poco la gestión. Lo más importante es avanzar dando siempre pasos hacia delante y sabiendo las repercusiones de cada uno.