05 Sep La mejor alternativa a la sede asociada tributaria

Este año he acompañado a uno de nuestros clientes, Coordinadora de Gestión de Ingresos SA (CGI SA)  que ha sido uno de los patrocinadores del CNIS 2024 . El objetivo de CGI era el de presentar su proyecto de integración y explicar cómo se tiene que integrar el ámbito tributario o sancionador de tráfico con la respectiva plataforma de Administración electrónica (en adelante Plataforma de AE) que se encuentre implantada en sus clientes (dentro del sector de la Administración local) para la gestión del expediente electrónico. Y así evitar crear una sede asociada tributaria.

Estos ámbitos se caracterizan por dos factores importantes que condicionan su tratamiento electrónico: se suelen gestionar en base a relaciones (tramitación masiva) y disponen de aplicativos específicos que están ajustados a esta función.

Sólo hay tres opciones para trabajar de forma electrónica en el ámbito tributario/recaudatorio o en el del sancionador de tráfico

• Integrando
• Creando una sede asociada tributaria (bajo el paraguas de una oficina virtual del contribuyente)
• De forma manual

Y sólo una de ellas es realmente buena

1. Descarto, de entrada, la manual. ¿Qué significa realmente? Pues que se incorporan por el usuario, en la plataforma de AE, sólo una serie de documentos  (normalmente las propuestas y las resoluciones). Y se realizan las presentaciones por los contribuyentes a través del registro habilitado en la sede electrónica. Todo lo demás se hace por fuera de la plataforma de AE. ¿Por qué? Pues sencillamente porque es inviable subir a mano, a la misma, todos los documentos. Hay que pensar que hablamos, a veces, de remesas relacionadas con más de 500 interesados (a veces miles) y, por lo tanto, no es factible subir a mano, cada documento, a un circuito de firma, realizar el registro de salida, esperar la respuesta de la notificación, incorporar el resultado en el expediente.—. Todo esto debe ser automatizado si se quiere realizar de forma electrónica.
2. La siguiente opción que también descarto es la de la sede asociada tributaria. En este caso, realmente lo que se ampara es que el aplicativo (tributario/recaudatorio/multas) disponga de sus propios componentes para una gestión electrónica eficaz. El aplicativo específico puede así firmar, enviar notificaciones electrónicas, registrar los trámites de los ciudadanos presentados a través de la sede asociada tributaria, gestionar, en definitiva, electrónicamente. En teoría, ésta parece una opción bastante completa pero, entonces ¿Por qué la rechazamos?. Pues porque en el fondo lo que estamos haciendo es duplicar. Duplicamos la firma electrónica y, por tanto, el portafirmas, obligando a la Administración a tener otro sistema de firma diferente al que existe vinculado a la plataforma de AE. Duplicamos los terceros con los existentes en la plataforma de AE y por lo tanto tendremos más dificultad para controlar los mails para los avisos y para normalizar las direcciones en el caso de las personas físicas no obligadas. Duplicamos la gestión documental: el control de los tipos documentales, la clasificación, los metadatos,…. Y en algunos casos, lo que roza ya la legalidad duplicamos también el catálogo de trámites y el registro electrónico. Hay que tener en cuenta que, según la normativa vigente, el registro debe ser único (igual que el Archivo). Y lo mismo afecta al libro de resoluciones o de Actas. En definitiva, la sede asociada tributaria es una artimaña legal que tiene un difícil encaje normativo. Se pensó no para amparar Áreas dentro de una misma Administración sino para Organismos autónomos o entidades públicas dependientes pero claro, desde mi punto de vista, no se reguló bien y de aquellos polvos, estos lodos.
3. Y llegamos a la tercera opción. La integración con la plataforma de AE. En mi opinión, la única realmente válida. Implica:

• • Con carácter previo, se debe establecer la correspondencia entre los procedimientos del ámbito tributario- recaudatorio o del sancionador de tráfico con los configurados en la plataforma de AE. En esta fase, se identifican los procedimientos que se van a utilizar y su correspondiente equivalente en la plataforma de AE a los efectos de la clasificación, vinculación de los circuitos de firma, tipos documentales, etc. Todos estos aspectos se deben configurar en el módulo de integración para que ésta funcione correctamente.
  • Se tiene que validar el protocolo para la verificación y actualización de los terceros (en su caso). Hablamos de datos susceptibles de ser modificados como el mail, para el aviso en caso de notificación electrónica, o de la dirección, en el caso de los contribuyentes no obligados. Datos que son imprescindibles para garantizar una correcta comunicación con los ciudadanos y que mediante la integración se garantiza que estén correctamente actualizados.
  • Una vez puesta en marcha la integración, se activarían diferentes funcionalidades:
    • El acceso al registro único para poder recoger los datos y documentos vinculados a las anotaciones presentadas
    • La creación automatizada de expedientes mediante la integración o la incorporación de documentos a expedientes ya creados (en función de la lógica creada). Aquí habría que tener en cuenta diferentes servicios colaterales que se activarían, también, de forma automatizada:
      • • La inclusión del tercero dentro del expediente y el acceso al mismo dentro de la plataforma de AE. Esto permite que, en el futuro, el interesado pueda consultar su expediente por medios electrónicos desde la sede electrónica de la entidad.
        • La relación del expediente con otros expedientes vinculados.
    • La tramitación de documentos enlazando con el circuito de firma predeterminado. En el caso de Decretos, se permite la inserción dentro del libro de Decretos de forma correlativa. Sin duplicar el libro de Decretos ni alterar su conformación y numeración.
    • El registro de salida de las notificaciones y su subida a la sede electrónica (la única). En este caso, se controlan los resultados mediante la integración y se descargan al respectivo expediente. Todo automatizado
    • La incorporación al expediente electrónico del resultado de aquellas notificaciones que deban ser gestionadas por canales tradicionales, una vez practicada la notificación

En esta tercera opción no hay duplicidades. El expediente sólo existiría en la plataforma de AE y contendría todos los documentos jurídicos a efectos del foliado electrónico o del Archivo. Se optimizarían, de esta forma, todos los componentes de la plataforma de Administración electrónica. No hay que crear ninguna sede electrónica asociada tributaria. El ciudadano tiene un único espacio (la sede electrónica) donde tramitar, consultar el expediente, acceder a sus notificaciones, comunicar su mail (o cambiarlo) para recibir los avisos de notificación, presentar documentos. Las ventajas son múltiples y, por ello, creo que esta es la única opción posible.

CGI ha demostrado la viabilidad de esta integración y, como comenté al inicio, así lo presentó en el CNIS. Dejo aquí el enlace a la mesa redonda (donde participaron algunos de sus clientes explicando su proyecto) y al taller (una explicación más técnica de la integración)  y su vídeo de presentación